Firmenumzug richtig ankündigen:
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Sobald sich die Anschrift eines Unternehmens ändert, muss dies beim zuständigen Amtsgericht in das Handelsregister eingetragen werden. Das betrifft Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG), eingetragene Kaufleute und Personengesellschaften wie OHG oder KG. Grundlage hierfür ist § 29 des Handelsgesetzbuches (HGB), der Unternehmen verpflichtet, eintragungspflichtige Tatsachen unverzüglich mitzuteilen. Die Anmeldung muss über einen Notar erfolgen, da sie notariell beglaubigt werden muss. Falls durch den Umzug auch ein Wechsel des Gerichtsbezirks erfolgt, muss zusätzlich eine sogenannte Registerverlegung nach § 13a HGB beantragt werden.

Ein Umzug muss dem zuständigen Gewerbeamt gemeldet werden, entweder durch eine Gewerbeummeldung (bei Umzug innerhalb der Gemeinde) oder durch Ab- und Neuanmeldung (bei Umzug in eine andere Stadt). Grundlage dafür ist § 14 der Gewerbeordnung (GewO), der vorschreibt, dass Änderungen ohne schuldhaftes Zögern, also unverzüglich, anzuzeigen sind. Die Meldung erfolgt über ein standardisiertes Formular, das je nach Kommune auch online eingereicht werden kann.

Auch das Finanzamt muss über den Umzug eines Unternehmens informiert werden. Nach § 138 der Abgabenordnung (AO) besteht eine gesetzliche Mitteilungspflicht für alle steuerlich relevanten Veränderungen, darunter die Verlegung des Firmensitzes. Die Mitteilung sollte innerhalb eines Monats erfolgen und kann formlos oder über das ELSTER-Portal eingereicht werden. Wichtig zu beachten: Bei einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk erhält das Unternehmen in der Regel eine neue Steuernummer.

Arbeitgeber müssen auch ihre Sozialversicherungsträger über die neue Geschäftsadresse informieren. Nach § 28a des Sozialgesetzbuches IV (SGB IV) ist jede Änderung, die die Entgeltabrechnung betrifft – dazu zählt auch die Betriebsanschrift –, unverzüglich mitzuteilen. Dazu gehören insbesondere die zuständigen Krankenkassen der Beschäftigten sowie die Deutsche Rentenversicherung und ggf. die Knappschaft Bahn-See. Die Mitteilung kann meist im Rahmen der regulären Lohnabrechnungssoftware erfolgen.

Unternehmen, die mit der Bundesagentur für Arbeit zusammenarbeiten – sei es im Rahmen von Förderprogrammen, als Ausbildungsbetrieb oder bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten – müssen die neue Adresse ebenfalls mitteilen. Rechtliche Grundlage hierfür ist § 37b SGB III, wonach Änderungen im Betrieb, die für die Agentur relevant sind, rechtzeitig bekanntzugeben sind. Die Mitteilung sollte formlos, aber schriftlich erfolgen.

Alle Mitgliedsunternehmen der IHK oder HWK sind verpflichtet, ihre Daten aktuell zu halten – dazu gehört auch die Geschäftsanschrift. Auch wenn hier keine direkte gesetzliche Frist besteht, empfiehlt es sich, die Kammer zeitnah zu informieren, da viele Prozesse – wie Beitragsbescheide oder Zertifikate – an die Adresse gekoppelt sind. Meist genügt eine kurze schriftliche Mitteilung oder eine Aktualisierung über das Mitgliederportal der jeweiligen Kammer.

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung muss auch die zuständige Berufsgenossenschaft über den neuen Unternehmensstandort informiert werden. Dies ist nicht nur für den Versicherungsschutz wichtig, sondern auch für eventuelle Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsbesichtigungen. Die gesetzliche Grundlage ergibt sich aus der DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Die Mitteilung sollte ebenfalls zeitnah erfolgen, am besten formlos und schriftlich.

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Stellen müssen auch Vertragspartner wie Banken und Versicherungen informiert werden. Zwar gibt es hier keine allgemeingültige gesetzliche Grundlage, doch die meisten Versicherungs- und Bankverträge enthalten entsprechende Mitteilungspflichten. Dazu gehören etwa die Betriebshaftpflicht-, Inhalts- oder Gebäudeversicherung sowie die kontoführende Bank. Eine unterlassene Mitteilung kann im Schadensfall zu Problemen bei der Regulierung führen.

Je nach Unternehmensart und -branche müssen eventuell noch weitere Institutionen informiert werden. Dazu zählen beispielsweise die Datenschutzaufsichtsbehörden (etwa bei Serverumzügen), das Umweltamt (bei Lagerung gefährlicher Stoffe), das Hauptzollamt (bei Im- oder Exporttätigkeit) oder Marktüberwachungsbehörden. Auch Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner, Onlineplattformen sowie Website- und Domainanbieter (z. B. für Impressumsänderungen nach § 5 TMG) sollten rechtzeitig über den Standortwechsel in Kenntnis gesetzt werden.